canias ERP TEDARİK - FATURA KONTROLÜ MODÜLÜ (VER)

canias ERP VER (Verification) – Fatura Kontrolü Modülünün göre­vi; sonrasındaki muhasebe süreçlerinde verilerin usulüne uy­gun şekilde kullanılmasını garanti etmek amacıyla, gelen fatu­raların doğruluğunu kontrol etmektir.

canias ERP ile Fatura Kontrolü Modülü (VER)

Modül, gelen faturadaki bilgi ile sistemde varolan bilgiyi tutarlı hale getiren ve bunu di­ğer modüllere (örn. Finans modülü) aktaran bir birimdir. Fatu­ra Kontrolü Modülü (VER) genel sistemle olan entegrasyonu grafikte şematik olarak gösterilmiştir.

Siparişler Temelinde Entegre Fatura Kontrolü

Bir satınalma siparişinin gerçekleştirilmesi ve devamında talep edilen malların teslim edilmesi için, ERP sisteminde bir taraf­tan satınalma alanında satınalma siparişi oluşturulur ve diğer tarafta envanter yönetimi alanında mal girişi kaydedilir. Enteg­re fatura kontrolünün yürütülebilmesi için bu belgelere bir re­ferans oluşturulması gerekir. canias ERP Fatura Kontrolü Modü­lü (VER) içinde kullanıcılar, ilgili ölçütleri (tedarikçi numarası, satınalma siparişi numarası, tarih, vs.) kullanarak söz konusu satınalma siparişini veya mal girişini kolaylıkla arayabilir. Burada satınal­ma siparişlerinden fiyatlar ve mal girişinden miktarlar (varsa iade düzeltmesi ile) getirilir. Kopyalama işlemi gerçekleştiril­dikten sonra, mevcut faturanın fiili ve muhasebesel olarak doğru olup olmadığı kontrol edilir. Bu bağlamda, faturada dü­zenlenen mallar için gerçekten bir giriş olup olmadığı otomatik olarak kontrol edilir. Ayrıca tabii ki, kendisi için bir mal girişi gerçekleşmemiş olan satınalma siparişlerine ilişkin faturalar da kontrol edilebilir. Değer temelinde bir tahsilat işleminin ger­çekleştirilmesinden sonra (mal girişli satınalma siparişlerine benzer şekilde), miktarlar da kontrol edilebilir.

Fatura kontrolü çerçevesinde canias ERP Fatura Kontrolü Modü­lü (VER) içinde tutarsızlıklar belirlenirse, ilgili tutarsızlığın nedeni açıklı­ğa kavuşturulmalı ve gerekirse fatura yeniden düzenlenmelidir. Sapmaların yer aldığı bu tip faturalar, tıpkı ön kaydı yapılmış ancak henüz işlenmesi tamamlanmamış fatura kontrol belge­lerinde olduğu gibi sistemde "askıya alınır" - işlemin devam et­mesi beklenir ve bu faturaların Finansal Muhasebe'ye aktarım­ları bloke edilir. Fark tespit edilemez duruma gelindiğinde bu faturaların kaydı yapılabilir, finans modülüne ve diğer modülle­re aktarımı gerçekleştirilebilir. Bu işlem her belge için manuel veya otomatik olarak toplu biçimde gerçekleştirilebilir.

Diğer Modüller ile Bağlantı

canias ERP Fatura Kontrolü Modülü (VER), fatura kaydı sırasında oluşturulan belgeleri temel alarak bağlantılı olduğu mo­düllere bilgi sağlar ya da diğer işlevsel alanlardan daha fazla veri kullanımı sağlar.

Gelen faturanın kaydedilmesi ile birlikte canias ERP Fatura Kontrolü Modülü (VER) , canias ERP Finansal Muhasebe modü­lündeki tedarikçi hesabında bir açık kalem oluşturur. Bu kalem, ödemenin gerçekleştirilmesi için bir teklif niteliğin­dedir.

Yukarıda bahsedilen hesap tayini aracılığıyla, genel mu­hasebe verileri canias ERPMaliyet Merkezleri Muhasebesi modülüne aktarılır. Ayrıca bir maliyet merkezine, ek mas­raflara, projelere vs. hesap tayini yapmak mümkündür.

Sabit kıymet numaralarına hesap tayin etme özelliği ile yeni değerleme hesaplamalarının doğrudan belirli bir sa­bit kıymete atanmasına imkan sağlanır. Yeni alınan sabit kıymetler için de gelen faturalar muhasebeleştikten sonra canias ERP  Sabit Kıymet Yönetimi modülüne de aktarılabilir.

Bir faturanın muhasebeleşmesi ile birlikte ilgili bilgiler canias ERP Temel Veriler modülüne de aktarılır. Böylece ilgili ürünün son satınalma fiyatı malzeme kartında güncellenir ve yürüyen ağır­lıklı ortalama fiyatın hesaplanmasına da dahil edilir.

Fatura Kontrolü Modülü (VER) ayrıca kalite güvence kapsamında­ki tedarikçi değerlendirmesi ile de bağlantılıdır. Modülün, canias ERP  Kalite Yönetimi entegresi sayesinde, yeniden işleme­ler ve iadeler gibi kalite güvence süreçleri de dikkate alınır.

Tabii ki canias ERP  Doküman Yönetimi modülüne entegrasyonu sayesinde sisteme kaydedilen faturalara bağlantılar da oluştu­rulabilir.

Manuel Fatura Kontrolü

Her faturanın temelinde bir sipariş söz konusu olmayabilir. Bu nedenle canias ERP  Fatura Kontrolü Modülü (VER) içerisine, faturalar herhangi bir sipariş referansı olmadan manuel olarak da kay­dedilebilir. Bunun için faturadaki verilerin sisteme manuel olarak girilmesi gerekir. Genel muhasebe hesabı niteliğindeki hesap ataması,maliyet merkezi gibi veriler fatura kaleminde saklanırken,belge tarihi ve ödeme koşulları gibi bilgiler de fatu­ra başlığında saklanır. Manuel kaydedilen faturaların kontrolü, sipariş temelli fatura kontrolüne benzer şekilde gerçekleştirilir.

İade ve Masraf  Faturaları

Teslim edilen mallar tamamen veya kısmen tedarikçilere iade edilirse,sipariş faturasından referans alınarak bir iade faturası oluşturulabilir.

Nakliyat, paketleme vs. gibi ek masraflar doğrudan ilgili fatura kalemlerine atanabilir veya kalemlerin değer yada miktarlarına bağlı olarak orantılı olarak dağıtılabilir..

Değerlendirmeler

canias ERP Fatura Kontrolü Modülü (VER) içinde yer alan tüm bilgiler, fi­yat gelişimi, fiyat karşılaştırma işlemleri ve fiyat analizleri için kullanılır.

Entegrasyonun Avantajları

canias ERP sisteminin en büyük avantajlarından biri, sahip oldu­ğu yüksek entegrasyon seviyesidir. Bu sayede Fatura Kontrol Modülü (VER), satınalma ve stok yönetimi gibi önceki işlev alanla­rındaki verilere tekrar erişim sağlar, bunları işler ve doğrudan tedarikçiye ve sabit kıymetler muhasebesine, maliyet hesap­lamasına, malzeme ana verilerine, kalite yönetimine ve diğer entegre modüllere aktarır.

canias ERP Fatura Kontrolü Modülü (VER), yanlış girişler nedeniyle oluşabilecek hataları büyük ölçüde ortadan kaldırır ve manuel müdahale olanaklarından taviz vermeden verilerin tutarlılığını ve uyum­luluğunu sağlar.

VER modülüyle ilişkili olan diğer modülleri inceleyerek devam edebilirsiniz. Modüllerle ilgili detaylı bilgi almak için aşağıdaki alandaki incelemek istediğiniz modül ismine veya kutucuğuna tıklayabilirsiniz.