canias ERP DOKÜMAN YÖNETİMİ MODÜLÜ (DOC)

canias ERP DOC (Document Management System) – Doküman Yönetimi Modülü, günlük iş süreçlerinde ortaya çıkan çok sayıda dokümanı ve belgeyi yönetir ve bunların daha sonra da etkin şekilde kullanılabilmelerini sağlar.

canias ERP ile Doküman Yönetimi Modülü (DOC)

Bu modülün amacı, şirket içinde üretilen dijital dokümanları merkezi olarak kaydetmek­tir. Tek tip bir sistemde bir kez arşivlemenin yanı sıra, endeks­leme ve diğer dokümanlar ile ilişkilendirme de canias ERP Do­küman Yönetimi Modül (DOC) işlevleri arasında yer alır.

Yönetilecek dokümanların sayısı ve şirket verilerinin ilgili resmi ve yasal gruplara (örn. vergi denetçileri) öngörülen elektronik biçimde sağlanması gerekliliği, doküman yönetimi sisteminin şirket yazılımına bağlanmasını son derece önemli hale getir­mektedir. canias ERP Doküman Yönetimi Modül (DOC) genel sis­tem entegrasyonu ve diğer işlev alanları ile olan bağlantısı grafikte gösterilmiştir.

Dahili Belgelerin Arşivlenmesi

Satış ve dağıtım belgeleri ve satınalma belgeleri, oluşturulma­ları ile birlikte canias ERP Doküman Yönetimi Modülü (DOC) içinde birer doküman olarak otomatik olarak kaydedilir. Buraya ne zaman istenirse (sistemdeki diğer işlev alanlarından da) erişilebilir. Böylece örneğin, Finansal Muhasebe modülünde var olan bağ­lantı sayesinde, fatura kontrolünde kaydedilen ve taranan bir tedarikçi faturasına doğrudan erişime olanak sağlanır.

Harici Belgelerin Arşivlenmesi

İstenilen her türlü formata sahip tüm harici dosyalar, mevcut klasör yapısında kaydedilebilir.

Dokümanlar için Dizin Oluşturma

canias ERP Doküman Yönetimi Modülü (DOC) içerisindeki dizin oluşturma (endeksleme) işlevi, doküman bazlı şirket süreçlerinin düzen­lenmesine yardımcı olur ve dokümanlara yasal olarak öngörü­len şekilde yeniden ulaşılabilmesini garanti eder.

Revizyon Korumalı Arşivleme

İş ortağı yazılımına sağlanan arayüz yardımıyla, dokümanların revizyon korumalı olarak veya yasal gerekliliklere uygun şekil­de arşivlenmesi olanağı mevcuttur. Ayrıca canias ERP Doküman Yönetimi modülünde, değişiklik endeksi ve geçmiş oluşturma tarihi ile revizyon da desteklenir.

Verimli Doküman Yönetimi

Bir ticari işlem için genellikle birden çok doküman oluşturul­duğundan, bunlar canias ERP Doküman Yönetimi Modülü (DOC) içindeki il­gili konuya atanır ve bir doküman klasöründe saklanır. Burada dokümanın dahili veya harici olması ve hangi formata sahip olduğu önemli değildir. Bu tip bir atamanın proje işlerinin yü­rütülmesiyle yakından ilgisi vardır: Eksiksiz bir dokümantasyon oluşturmanın yanı sıra ilgili belgelere de her seferinde hızlıca erişilebilmesini sağlar.

Yetkisiz erişime karşı güven içinde saklanan dokümanlar (tüm klasörler gibi) gruplanabilir ve kullanıcıya yapılandırılmış kap­samlı bir çalışma gerçekleştirme olanağı sunar. Ayrıca, eklenen dökümanlara şifre konulabilir ve istenilen durumlarda (örn. değiştirme, silme, görme) şifre sorularak işlem gerçekleştirilir. Dahili belgelerin oluşturulma nedenine göre bağlantılandırıl­maları (örn. müşteri veya tedarikçi ana verileri ile) ve kendi­leri için oluşturulan klasörlerde otomatik olarak saklanmaları, daha yüksek bir şeffaflığın elde edilmesini sağlar.

Arşivlenen tüm dokümanlara notlar ve başka dokümanlar ekle­nebilir. Dokümanlarda daha sonra e-Posta ile gönderme, faks­lama, yazdırma veya diğer veri ortamlarına kaydetme işlemleri gerçekleştirilebilir. canias ERP sisteminin tamamında, doküman­ların yönetilmesi için de yine esnek bir kullanıcı yetkilendirme mantığı mevcuttur. Böylece farklı kullanıcılara, görüntüleme, ekleme ve değiştirme işlemleri için değişik yetkiler verilebilir.

Doküman Yönetimi Modülü (DOC) içinde arşivlenen ve bir müşteri ile bağlantılandırılan tüm veriler, canias ERP Müşteri İlişkileri Yöne­timi modülünde çağrılabilir ve satış veya pazarlama amacıyla kullanılabilir. Böylece örneğin e-Posta gönderimleri için HTML şablonları veya canias ERP Doküman Yönetimi Modülü (DOC) içindekii do­kümanlar kullanılabilir. Bunun için, ilgili e-Posta gönderimine yönelik dinamik parametreler ile doldurulan ve standart bir şirket görüntüsü sağlamaya yarayan şablonlardan oluşan bir havuz mevcuttur.

Entegrasyonun Avantajları

Değer zinciri boyunca oluşan dokümanların merkezi olarak ar­şivlenmesi, artık günlük işlerin bir parçası haline gelmiştir. Ben­zer şekilde, genel ERP çözümüne bütünüyle entegre yapıdaki doküman yönetimi de verilerin tutarlı şekilde saklanması ve bilgi süreçlerinin optimize edilmesi için merkezi bir rol oynar. Doküman yönetimi sisteminin kusursuz bir şekilde bağlantılan­dırılmış olması, maliyetli arayüzler oluşturma ve dokümanları harici sistemler ile bağlama gerekliliğini ortadan kaldırır. Böy­lece iletişimde/bilgilendirmede yaşanan kesintiler önlenir, veri kalitesi ve şeffaflık artar ve iş akışları hızlanır.

DOC modülüyle ilişkili olan diğer modülleri inceleyerek devam edebilirsiniz. Modüllerle ilgili detaylı bilgi almak için aşağıdaki alandaki incelemek istediğiniz modül ismine veya kutucuğuna tıklayabilirsiniz.